ДЕМОЦЕНТР

Решение «Архив первичной бухгалтерской документации» на Docsvision

Простой способ автоматизировать ввод данных с «бумаги» в информационные системы организации

Из широкого спектра финансовых документов предприятия особо выделяется так называемся первичная документация, сопровождающая акты хозяйственной деятельности предприятия: акты сдачи-приемки, товарные накладные и т.д. 

Поговорим подробнее о том, как создать удобный электронный архив таких документов. 

Как ведется работа с «первичкой»?

Как правило, документы хранятся и в бумажном виде (в шкафах, коробках), и в электронном, если они в таком виде поступили.

Недостатки очевидны: бумажные документы долго искать, они имеют свойство теряться и портиться, а смешанный формат хранения может усложнить подготовку отчётности для надзорных служб и органов, особенно если компания территориально распределенная. 

Спросите финансового директора или главного бухгалтера – нужен ли ему архив всей первичной документации в электронном виде? Ответ всегда будет положительный. Однако лишь очень небольшой процент компаний ведет архив этих документов полностью в электронном виде.

В чем сложность ведения электронного архива «первички»? 

Создание архива c технической точки зрения является несложным и недорогим, но даже у компаний с внедренной СЭД архив первичной документации не используется. 
Камень преткновения – его наполнение

При большом потоке входящей первичной документации, процесс ввода данных в систему: 

  • требует времени высококвалифицированных сотрудников, ведь кроме непосредственно архива данные нужно завести и в учётную систему, «связать» документы между собой,
  • поступление документов происходит «волнами», в моменты пика начинается аврал, 
  • аврал приводит к ошибкам при вводе, к вытекающим из этого ошибкам отчётности и нарушению сроков. 

Готовое специализированное решение для автоматического наполнения электронного архива 

На помощь приходят технологии потокового сканирования и распознавания текстов. Готовое решение на базе Docsvision может передавать данные не только в электронный архив, но и в другие учётные системы предприятия. Его разработала компания HIT-Service, сертифицированный партнёр Docsvision и технологический партнёр компании ABBYY, за плечами у которого много проектов внедрения СЭД/ECM и успешных проектов по созданию электронных архивов в частности. 

Как работает решение

При поступлении первичных документов сотрудники участвуют только в сканировании, их задача лишь положить документы в сканер - можно пачкой в конце дня. 
Далее архив наполняется автоматически. 

Как именно? Посмотрите схему работы решения, подробное описание реального проекта в «Уральской консалтинговой компании» и видеозапись, посвященную этому решению. 

Перейти к странице решения

О снижении затрат на рутину

Алексей Рождественский, менеджер по развитию бизнеса «ДоксВижн»: 
«Технологии дают возможность владельцам бизнеса снижать затраты на рутину, а также освобождать от неё своих специалистов. И данное решение - отличный пример. Данные из первичных документов автоматически извлекаются системой распознавания, а электронный архив на базе Docsvision позволяет их вместе со скан-копиям надежно хранить, осуществлять по ним поиск и передавать в учётные системы. В итоге сотрудники финансового отдела получают удобный инструмент, который существенно повышает эффективность их работы».

Похожие публикации
10 октября 2019
14 ноября 2019 года в Москве состоится Docsvision Day — бесплатная ежегодная практическая IT-конференция, посвященная рынку СЭД/ЕСМ.
3 октября 2019
Проект RKIT на платформе Docsvision для АО «Верхнечонскнефтегаз» (ПАО НК «Роснефть») победил в XI всероссийском конкурсе «Лучший ИТ-проект для нефтегазовой отрасли».
Подпишитесь на рассылку
Нажимая на кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку ваших персональных данных, в соответствии с политикой «ДоксВижн» в отношении обработки персональных данных.